Hvernig hægt er að einfalda innri og ytri úttektir með heildstæðri hlítingarlausn
Það líður að ytri úttekt en þú ert ekki fyllilega tilbúin(n). Kannastu við þessar aðstæður? Lestu áfram ef þú vilt auðvelda skipulag og framkvæmd innri og ytri úttekta.
Tryggðu að starfsmenn séu upplýstir og tilbúnir
Ef skipulagið er gott og allir starfsmenn á sama báti erum við tilbúin í úttektir. En það er ekki alltaf einfalt verk ef unnið er með skjöl í möppum á sameiginlegu drifi sem þurfa að vera aðgengileg fyrir úttektaraðilann. Það getur verið krefjandi í slíkum aðstæðum að vera nægilega vel undirbúinn og mjög tímafrekt.
Jafnvel þó úttektir hafi verið framkvæmdar áður gæti verið gott að rifja tímanlega upp ferlana fyrir þá starfsmenn sem koma að úttekt og láta þá vita til hvers er ætlast af þeim. Þeir þurfa að vita hvaða kröfur eru gerðar og hvað gerist ef þeim er ekki mætt nægilega vel. Gott er einnig að láta starfsmennina vita að úttekt sé ekkert til að óttast, frávik verði einfaldlega meðhöndluð, mistök eigi sér stað og ekki þurfi allt að vera fullkomið þegar kemur að úttekt.
Fjárfestið í heildstæðri skýjalausn fyrir hlítingu
Ein besta leiðin til að vera undirbúinn fyrir innri og ytri úttektir er að notast við heildstæða skýjalausn sem innifelur úttektakerfi. Þá er hægt að skipuleggja innri úttektir alls gæðakerfisins og dreifa þeim yfir árið, þannig að úttektir skapi ekki of mikið álag og trufli dagleg störf.
Fimm leiðir þar sem úttektakerfi getur aðstoðað
1. Gátlistar eru alltaf við höndina
Gátlistar eru óumflýjanlegur þáttur í öllu gæðastarfi – þú ert líklega að nota nokkra í þínum úttektum. Einn af mörgum kostum gæðastjórnunarkerfa er að þau hafa að geyma staðlaða gátlista til að nota við hinar ýmsu aðgerðir, t.d. úttektir. Slíkir staðlaðir gátlistar spara ekki bara tíma heldur tryggja líka samræmd vinnubrögð.
2. Allir fá yfirlit
Það gerir úttektarferlið svo miklu auðveldara og nákvæmara að hafa yfirsýn yfir væntanlegar úttektir, úttektir í vinnslu, skráð frávik og önnur tengd verkefni. Heildstætt rafrænt kerfi ætti að veita gæðastjóra og öðrum stjórnendum fulla yfirsýn yfir verkefni í vinnslu og þau sem fram undan eru.
3. Sjálfvirkar áminningar hjálplegar
Það skiptir ekki máli hvort um er að ræða eina eða margar ytri úttektir á ári, það er alltaf mikil vinna að halda utan um allt úttektarferlið og meðhöndlun frávika, sértaklega ef notast er við handvirka vistun og flokkun skjala. Mikill ávinningur er af mörgum úttektakerfum sem geta sent sjálfvirkar áminningar um það sem fram undan er. Kerfin geta auðvitað ekki látið vita af óvæntri úttekt – en verkefni sem tengjast úttektum sem eru í áætlun ársins ættu ekki að gleymast.
4. Deiling ábyrgðar og verkefna
Að deila ábyrgð getur verið tímafrekt verkefni en með sjálfvirku kerfi er það einfaldara og fljótlegra. Það er auðvelt að úthluta starfsmönnum skjölum, ábyrgð og verkefnum sjálfkrafa og senda rafrænar staðfestingar þegar verki er lokið.
5. Úttektaraðili getur fengið aðgang
Annar, jafnvel enn meiri ávinningur af sumum sjálfvirkum kerfum, er að hægt er að veita utanaðkomandi úttektaraðila tímabundinn aðgang að kerfinu. Úttektaraðilinn getur þá séð öll skjöl, innri úttektir og stöðu skráðra frávika og athugsemda.
